5 tips voor een ordelijke administratie

Ben jij iemand die alles behalve een krak is in het bijhouden van papierwerk, klasseren of boekhouden? Maar wil jij toch je helppie bijstaan bij dit langdradige werkje? Je bent op de juiste plek. Tijd voor een snelcursus administratie zodat jij het leven van je helppie meer structuur kan geven. Kom maar op met die orde! 📂

1. Plan vaste momenten voor administratie

Mensen zijn wezens van routine: van een vast ochtendritueel tot dat uurtje lezen voor het slapengaan. Het is belangrijk om vaste momenten in deze routine te plannen, zeker als het gaat om een taak dat je niet graag doet. Hoort administratie daarbij? Haal je planner er dan alvast bij. 📓

Kies voor een dag en een uur dat jij het meest productief bent. Zijn jouw actiefste uren van 1u tot 4u ‘s nachts? Nacht administratie it is! Is jouw helppie liever aanwezig terwijl je zijn of haar administratie doet, dan plan je best samen een vast moment in. 

Op deze manier ontstaat er geen Eiffeltoren van administratie🗼 en werk je alles weg voor de vervaldagen.

2. Verdeel de administratie op in taken

3. Een geordende bureau is een geordend hoofd

Yep, we moesten de cliché-tip erin steken. #sorrynotsorry. Het is namelijk niet voor niets dat je deze tip tegenkomt in elke blog over administratie. Een chaotische bureau zorgt ervoor dat je nergens zicht op hebt. Je verliest snel papieren of een pen, waar je 5 minuten lang naar zoekt om hem dan gewoon op je schoot terug te vinden. 🖊️

Een opgeruimde bureau zorgt ervoor dat je nog kan volgen wat je precies aan het doen bent. Je zorgt voor overzicht en creëert rust op zowel je bureau als in je hoofd. Iets wat je zeker nodig hebt wanneer je administratie aan het doen bent. Niet alleen is je helppie je dankbaar omdat je je werk beter doet, je hoofd zal er minder uitzien als die ene aflevering van Spongebob (je weet welke we bedoelen). Geen idee hoe je moet beginnen aan het opruimen van je bureau? Aan de hand van dit stappenplan is dit in no-time gebeurd.

De volgende stappen? Mappen labelen, kasten ordenen en je bureaublad van je laptop uitruimen (*dum dum duuuuum...*).

4. Stel niet uit

Vele uitstellers kunnen alle bovenstaande tips hebben gebruikt en alsnog een manier vinden om het werk uit te stellen. Hoewel het makkelijker gezegd is dan gedaan, probeer niet uit te stellen. Wist jij dat 95% van de bevolking kampt met uitstelgedrag? Je bent dus niet alleen. Toch zijn er een aantal tips die ervoor kunnen zorgen dat je officieel komaf maakt met je uitstelgedrag:

• Bereid jezelf goed voor
• Bereik de juiste mindset voor je geplande moment
• Zet doelstellingen
• Maak je omgeving afleiding-proof

Van uitstelgedrag geraak je niet zomaar af. Je kan er wel aan werken om het zoveel mogelijk te verminderen wanneer je aan onvermijdelijke taken moet beginnen zoals administratie. Procrastination? Never heard of her. 👂

5. Dubbelcheck

Ben je klaar met je papierwerk? Mooi, maar je bent nog niet klaar met je volledige administratie. Het is belangrijk om alles te dubbelchecken. Misschien ben je iets vergeten of heb je een verkeerde overschrijving gemaakt. Dit zijn kleine dingen in het moment, maar kunnen grote gevolgen hebben voor je helppie.

Neem die papieren dus voor de laatste keer nog eens vast en bekijk alles voor een tweede keer. Heb je een foutje gemaakt? Dan kan je het meteen corrigeren. Better to be safe than sorry. ✔️✔️

Met deze tips hopen we dat je alvast wat stappen in de richting van een structuurjunkie bent gegaan. Blijf oefenen! Zo word jij beter in administratie dan je boekhouder. 😉

Zin om meteen je administratie skills toe te passen? Mensen kunnen jouw hulp gebruiken.
Schrijf je in als assistent